Dipartimento OrganizzazioneAmministrazioneAcquistiRichieste di rimborso spese su fondo economale per acquisti fino ad € 500

Richieste di rimborso spese su fondo economale per acquisti fino ad € 500

 

Modulo da compilare per la richiesta di rimborso spese su fondo economale (Word) (Pdf)

Referente: Francesca Chiappini

 

************

 

Il fondo economale può essere utilizzato esclusivamente in presenza dei seguenti presupposti: deve trattarsi di minuta spesa idoneamente documentata, eccezionale e non ricorrente e/o improvvisa e non programmabile.

 

Cosa fare prima di effettuare una spesa

E' necessario inviare una richiesta via e-mail di autorizzazione preventiva alla spesa e al rimborso al RAD. 

 

Nella seduta del 24/4/2015 il Consiglio di Amministrazione (a seguito dell’introduzione della fatturazione elettronica e della scissione dei pagamenti) ha autorizzato la  possibilità di rimborsare tramite il ricorso al fondo economale spese sostenute dietro presentazione di scontrino fiscale o ricevuta fiscale di importo non superiore a 500 euro.

Nessuna spesa potrà essere artificialmente frazionata.

Non potranno essere rimborsate fatture intestate al Dipartimento o riportanti codice fiscale dell’Università.

 

Le spese effettuabili attraverso l’utilizzo del fondo economale sono quelle previste dall’articolo 14 del Regolamento dell’attività contrattuale di Ateneo approvato con D.R. 98990 (1297) del 10/12/2014 ed in particolare allegato A “Regolamento per l’istituzione di un elenco di fornitori, per le spese in economia, per il fondo economale” e di seguito riportate:

1. spese per piccole riparazioni e manutenzioni di immobili e di locali;
2. spese per conferenze;
3. spese per anticipo missioni;
4. spese postali;
5. spese per il funzionamento degli automezzi;
6. spese per l'acquisto di pubblicazioni periodiche e simili;
7. spese per la pubblicazione su riviste straniere;
8. spese per quote associative dell'Università degli Studi di Firenze a Enti e Associazioni;
9. spese minute per il funzionamento degli uffici;
10. spese per iscrizioni a convegni;
11. nonché spese il cui pagamento in contanti si renda parimenti necessario o urgente.

Le spese suddette devono essere, in ogni caso, eccezionali e non ricorrenti e/o improvvise e non programmabili.

 

Le spese possono essere sostenute direttamente dal personale universitario afferente al Dipartimento, tramite qualsiasi strumento di pagamento (contanti, carta di credito personale, etc.).

 

I fornitori dovranno emettere i seguenti documenti: scontrino o ricevuta fiscale.

Tali documenti devono contenere alcuni elementi necessari, quali:

Scontrino

1. dati identificativi dell'esercente l'attività commerciale (denominazione, ditta o ragione sociale o cognome e nome);
2. numero di partita IVA e ubicazione dell'esercizio;
3. corrispettivo, data, ora di emissione e numero progressivo;

Ricevuta fiscale

1. dati identificativi dell'esercente (denominazione, ditta o ragione sociale o cognome e nome);
2. quantità, natura e qualità dei beni o servizi;
3. ammontare dei corrispettivi dovuti comprensivi dell'imposta sul valore aggiunto

 

Come ottenere il rimborso delle spese sostenute

Il rimborso delle spese sostenute avverrà presentando il “Modulo da compilare per la richiesta di rimborso spese su fondo economale” a firma del richiedente e del responsabile scientifico dei fondi su cui graverà la spesa al referente del fondo economale, che lo sottoporrà al RAD e al Direttore per l’autorizzazione e assumerà la COAN per la conseguente contabilizzazione della spesa sui relativi fondi. In questo caso il responsabile scientifico dovrà dettagliare i motivi che portano ad effettuare una spesa utilizzando il fondo economale, corredata dagli originali dei documenti di spesa.

La richiesta di rimborso dovrà essere presentata non oltre due mesi dall’effettuazione della spesa.

 

Riferimenti normativi

• Estratto dal verbale del Consiglio di Amministrazione del 24 aprile 2015 (Prot. 59179 (189) del 04/05/2015) (Pdf)
• Regolamento dell'attività contrattuale di Ateneo (D.R. 98990 (1297) del 10/12/2014) (Pdf)