VADEMECUM per l’organizzazione di convegni da parte di membri del DIMAI
Lo schema seguente mostra i passi più importanti da seguire per l’organizzazione di un convegno da parte di membri del Dipartimento. La procedura è complessa e la puntualità nel formulare le richieste è un requisito importante. Le scadenze proposte nello schema sono da intendersi come ultime date utili, prima vengono formulate le richieste, meglio è (the sooner the better ).
| QUANDO | COSA FARE | A CHI RIVOLGERSI | MODULISTICA | LINK | NOTE |
| Fine esercizio precedente, in occasione della richiesta formulata annualmente dal Direttore. | Richiesta contributo Dipartimento (facoltativo) | da inoltrare per e-mail al Direttore o RAD | Lettera di richiesta | ||
| Inizio anno e comunque 3 mesi prima del Convegno. | Richiesta contributo all'Ateneo (facoltativo) | Segreteria del Rettore | |||
| 3 mesi prima del Convegno | Location | A cura del comitato organizzatore | |||
| 3 mesi prima del Convegno | Stabilire quali spese effettuare: Cancelleria, Badge, Catering, Social dinner | Nesi Patrizia | Richiesta acquisto beni/servizi | ||
| 3 mesi prima del Convegno | Hotel | Nesi Patrizia | Richiesta e dichiarazione | http://www.dimai.unifi.it/vp-210-servizi-alberghieri.html | |
| 3 mesi prima del Convegno | Eventuale richiesta contributo da trasferire ad altri enti | Da inoltrare per e-mail al Direttore o RAD | |||
| 3 mesi prima del Convegno | Eventuale richiesta contributo da incassare da altri enti | Chiappini, Peruzzi | |||
| 3 mesi prima del Convegno | diffusione pubblicità evento |
per DIMAI mandare una mail a pagine.web@math.unifi.it; per UNIFI http://www.unifi.it/nuovoevento.html |
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| 1/2 mesi prima del Convegno | Gadget targati Università | Francesca Chiappini | |||
| 1 mese prima del Convegno | Richiesta account wifi per gli speakers | Alla segreteria amm.va che trasmette a SIAF tramite protocollo | Gestione utenti WIFI | ||
| 1 mesi prima del Convegno | Poster | A cura del comitato organizzatore | |||
| 1 mese prima del Convegno | Acquisizione dati anagrafici speaker | A cura del comitato organizzatore | |||
| 1 mese prima del Convegno | Richiesta del Codice fiscale per speaker (solo se straniero) | Francesca Chiappini | Inviare per e-mail Dati anagrafici, residenza e copia del passaporto | ||
| 1 mese prima del Convegno | Richiesta autorizzazione a rimborso compenso e spese conferenziere | Tiziana Lauriola | Istanza incarico conferenzieri | ||
| 1 mese prima del Convegno | Richiesta autorizzazione a Rimborso solo spese conferenziere | Tiziana Lauriola | Invito conferenzieri senza compenso | ||
| Prima del Convegno | Trasporto materiale ordinato dal DIMAI a luogo del Convegno | A cura del comitato organizzatore | |||
| A conclusione della conferenza | Presentazione documentazione per Rimborso solo spese | Tiziana Lauriola |
Modulo di rimborso spese |
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| A conclusione della conferenza | Presentazione documentazione per rimborso compenso e spese | Tiziana Lauriola |
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https://www.unifi.it/cmpro-v-p-11116.html |
Ultimo aggiornamento
21.01.2021